Vergelijking van de twee belangrijkste online office-applicaties
Welke kantoorsoftware uit de cloud past het best bij uw bedrijf? De keuze is reuze, maar Google Apps for Business en MS Office 365 strijden om de kroon. Daarom hebben wij een vergelijking gemaakt van deze twee cloud-giganten. Google Apps verscheen als eerste op het toneel en werd door Microsoft beantwoord met Office 365. Deze twee marktleiders hebben zich de afgelopen jaren flink ontwikkeld en proberen elkaar constant de loef af te steken. De meeste ondernemers die overwegen hun kantoorsoftware in de cloud onder te brengen, zullen hun keuze maken tussen deze twee grootmachten.
Functionaliteit & uptime
Om te beginnen bieden zowel MS Office 365 als Google Apps natuurlijk de basis kantoorapplicaties, zoals tekstverwerking, spreadsheets en hulpmiddelen om presentaties te maken. Het cloudvoordeel komt om de hoek kijken in functionaliteiten als mobiele e-mail- en agendatoegang, online dataopslag en de mogelijkheid tot online samenwerken. Dat laatste zelfs in real-time. Verder beloven beide leveranciers een uptime van 99,9 procent. Wat betreft Google geldt dit overigens alleen voor Google Apps for Business, Google Apps kent deze garantie niet.
Uiterlijk
Maar er zijn naast overeenkomsten ook verschillen tussen beide diensten. Allereerst qua uiterlijk. Waar Google kiest voor een functionele en nogal sobere interface, zal iedereen in Office 365 de uitstraling van oudere broer MS Office herkennen. Inclusief de kenmerkende ‘ribbon’ die sinds Office 2007 zijn opwachting maakte. Ben je dus vertrouwd met een recente versie van MS Office, dan zul je met Office 365 direct goed uit de voeten kunnen.
Online samenwerken
Ook de manier waarop je tegelijkertijd online kunt samenwerken aan documenten verschilt bij beide diensten. Waar Google kiest voor een rechtstreekse aanpak, roept Microsoft allerlei mechanismen in het leven om te voorkomen dat verschillende medewerkers op hetzelfde moment met dezelfde data bezig zijn. Beide methodes voldoen echter en het zal een kwestie van persoonlijke voorkeur zijn welke in de praktijk het beste bevalt.
Offline editing
Ondanks het feit dat uptime voor cloud-oplossingen van levensgroot belang is, zal het helaas toch wel eens voorkomen dat er geen verbinding kan worden gemaakt met het Google- of Microsoft-platform. Desnoods doordat de eigen internetverbinding het laat afweten. Zowel Google Apps als Office 365 biedt in zo’n geval de mogelijkheid tot offline editing. Maar waar Google zijn Chrome-browser inzet, laat Microsoft je in een dergelijke situatie terugvallen op MS Office. Dat vanzelfsprekend wél geïnstalleerd moet staan op de computer waarop je op dat moment aan het werk bent.
Solitair?
En daar raken we een wezenlijk verschil tussen Google Apps en Office 365. Want waar de eerste volledig solitair werkt, zelfs zonder internetverbinding, zal de tweede soms terugvallen op de desktopversie. Deze terugkoppeling heeft zowel voor- als nadelen. Het voordeel is dat Office 365 indirect de uitgebreide capaciteiten van MS Office onder de motorkap heeft en daardoor simpelweg veelzijdiger en functioneler is dan Google Apps. Het nadeel zit ‘m echter in de kosten, want een licentie voor MS Office is natuurlijk niet gratis. Zowel Google Apps als Office 365 voldoet als stand-alone echter ruimschoots voor het ‘gewone kantoorwerk’.
Prijzen
Ook in prijs verschillen beide applicaties. Voor Google Apps betaal je vanaf € 4,- per gebruiker per maand, ongeacht het totale gebruikersaantal. Of eventueel € 40,- per gebruiker ineens, voor een heel jaar. Office 365 kost je minimaal € 5,25 per gebruiker per maand, met een beperking van maximaal 50 gebruikers. Hiervoor krijg je dan een zogenaamd P1-abonnement, waarbij je overigens slechts support ontvangt via Microsoft Forums. Zowel Google als Microsoft biedt de optie extra functionaliteiten bij te kopen, zoals een licentie voor MS Office bij Office 365 of extra applicaties bij Google Apps.
Wensen & eisen
Welke oplossing uiteindelijk het beste bij je bedrijf past, hangt af van je wensen en eisen. Globaal kun je stellen dat Google Apps een prima platform vormt voor ondernemers die online willen samenwerken en daarbij aan een relatief goedkoop en eenvoudig softwarepakket voldoende hebben. Office 365 is weliswaar krachtiger, maar ook duurder. Zeker door de hierboven beschreven koppeling met MS Office. Wanneer je echter al jarenlang gebruik maakt van MS Office, zal een overstap naar Google Apps niet vanzelf gaan en dus de nodige investeringen vergen. De software is namelijk niet volledig compatibel met al bestaande Office-documenten, en natuurlijk zul je die niet achter willen laten bij een eventuele overstap. Veel bedrijven zullen daarom uit gemaks- en kostenoverwegingen niet al te snel voorbijgaan aan Office 365.
Advies nodig?
Wij helpen u graag door te kijken wat u nodig heeft en daarbij de beste cloud oplossing te zoeken.
