Office 365; wat is dat nu eigenlijk?

Office 365 is een suite van producten die door Microsoft "in de Cloud" wordt aangeboden als service. Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online en Office 2010 zijn allemaal onderdeel van deze online dienstverlening. Microsoft levert deze producten vanaf het Internet. Daarmee is zij verantwoordelijk geworden voor installatie, beheer, onderhoud en beveiliging van deze diensten. Klanten van Microsoft consumeren de diensten. In plaats van bijvoorbeeld Exchange zelf te installeren en onderhouden, laten ze dat deel over aan Microsoft en zijn ze puur gebruikers geworden van Exchange Online. Office 365 is de opvolger van BPOS. Office 365 bevat de nieuwe versies van de verschillende producten (2010). Daarnaast zijn verschillende platformwijzigingen doorgevoerd.

Voor het MKB, grootbedrijf en onderwijsinstellingen

Er zijn drie verschillende versies van Office 365. Een versie gericht op ZZP-ers en het MKB, een versie voor onderwijsinstellingen en een versie voor grotere bedrijven. Grofweg zijn de mogelijkheden van deze drie gelijk aan elkaar. Wel zijn er enkele belangrijke verschillen zoals de beperking in de MKB versie om een koppeling te maken met een lokale Active Directory om accounts te kunnen synchroniseren.

Office 365 for Small Business is de variant specifiek gericht is op ZZP-ers en MKB bedrijven. Deze versie is specifiek bedoeld voor organisaties tot maximaal 50 gebruikers. Aan te raden is echter deze versie niet in te zetten in organisaties met meer dan 25 gebruikers. Office 365 for Small Business zal goedkoper zijn dan Office 365 for enterprise. Er zitten echter diverse beperkingen in deze versie. Dit is bijvoorbeeld het niet beschikbaar zijn van technische ondersteuning via een servicedesk, het een koppeling met BES (voor BlackBerry gebruikers) en de beperking van het maken van een Active Directory koppeling. Tevens zal Office 365 for Small Business geen enterprise versies van Exchange Online en SharePoint Online bevatten. Deze functionaliteiten zijn beschikbaar vanaf € 5,25 per gebruiker per maand. Klik hier voor meer info.

Office 365 for Enterprise is de variant bedoeld voor het midden en groot bedrijf. Kleinere organisaties met meer wensen dan de in Office 365 for Small Business geboden functionaliteiten, hebben natuurlijk tevens de mogelijkheid gebruik te maken van deze versie.

Office 365 for Education is de versie specifiek bedoeld voor het onderwijs. Deze variant volgt Live@EDU op. Office 365 for Education biedt dezelfde functionaliteit als Office 365 for Enterprise. Wellicht zal Microsoft echter enkele onderwijs specifieke functionaliteiten bieden op dit platform. Naar waarschijnlijkheid zal deze versie gratis worden aangeboden aan studenten.

Losse producten of een complete suite

Office 365 is een suite. Exchange, SharePoint, Lync, de Office Web Apps, maar ook de Office Suite maken onderdeel uit van deze suite. Welke diensten of applicaties daadwerkelijk gebruikt worden is afhankelijk van de gekozen suite. Daarnaast is het mogelijk de verschillende diensten afzonderlijk af te nemen. Bij Office 365 wordt onderscheid gemaakt tussen twee soorten gebruikers. Zogenaamde kenniswerkers die toegang tot alle diensten moeten hebben en Kiosk-werkers, die een beperktere versie van de verschillende diensten kunnen gebruiken.

Tabel 1: Verschillende Office for Enterprise suites.

Tabel 2: Prijsstelling losse Office 365 producten in Nederland

Tabel 1 geeft een overzicht van de verschillende Office 365 for Enterprise suites weer. In tabel 2 wordt de prijsstelling van de verschillende alternatieve diensten weergeven.

Exchange Online

Exchange Server 2010 en Exchange Online in Office 365 verschillen bijna niet meer van elkaar qua functionaliteit. Bijna alle mogelijkheden die een Exchange 2010 server die lokaal geïnstalleerd wordt biedt, zijn nu ook beschikbaar in Office 365.
Niet alleen biedt Exchange Online de mogelijkheid om met alle bekende Smart Phones te koppelen, het beheer van die Smart Phones kan tevens via Exchange Online gedaan worden. Hierbij is behoudens het beheer van Windows Phone 7 en BlackBerry (middels hosted BES) het beheer van andere mobiele platformen (zoals Android en iOS) zeer beperkt.
Naast Exchange Online Standard is nu ook een Exchange Online Enterprise variant beschikbaar. Goed om te weten is dat hierin archiving beschikbaar is. Daarmee hebben gebruikers de mogelijkheid om een Online Archive in te richten. Gebruikers hebben de mogelijkheid hierin een ongelimiteerd mailarchief op te bouwen. Daarmee behoort de noodzaak om PST bestanden aan te maken definitief tot het verleden.
De Enterprise versie biedt tevens mogelijkheden voor Unified Messaging. Daarmee is het mogelijk van Exchange Server een voicemailsysteem te maken, waardoor gebruikers voicemails in hun e-mailbox ontvangen. Om dit mogelijk te maken is aanvullende apparatuur nodig in de lokale netwerkomgeving die de telefooncentrale of Lync aansluit op Exchange Online.
Standaard is Exchange Online voorzien van uitgebreide antivirus en antispam faciliteiten Beheerders hebben de mogelijkheid zelf de configuratie hiervan aan te passen middels de Forefront Online Protection for Exchange console.

SharePoint Online

SharePoint Online is in tegenstelling tot de SharePoint Online versie in BPOS nu een echt alternatief geworden voor de On Premise variant van SharePoint. Onder Office 365 zullen in SharePoint Online veel extra functionaliteiten beschikbaar komen, zoals de MySite, de mogelijkheid om maatwerksoftware in zogenaamde SandBoxed Solutions te kunnen gebruiken, zoekopdrachten over meerdere Site Collections te kunnen uitvoeren en derden toegang te geven tot de omgeving middels Extranet toegang.
Naast dit alles zal de beschikbare ruimte voor SharePoint Online gebruikers ten opzichte van BPOS worden verruimd. Iedere organisatie zal beginnen met 10GB aan opslag. Vervolgens krijgt de organisatie per gebruiker 500MB aan ruimte in de standaard SharePoint omgeving en 500MB voor opslag van documenten in de MySite.

Lync Online

Lync Online is de online variant van Microsoft Lync en de opvolger van Office Communications Online en Live Meeting. Met de introductie van Office 365 zal Live Meeting niet meer aangeschaft kunnen worden door nieuwe klanten. Middels Lync Online hebben gebruikers de mogelijkheid om met andere gebruikers van Office 365 te kunnen chatten. Daarnaast wordt beschikbaarheidsinformatie getoond op basis van de Exchange/Outlook agenda.

Nieuw in Lync Online is een koppeling met de Global Address List en SharePoint Online. Indien gebruikers bijvoorbeeld in de MySite van SharePoint Online aangeven over specifieke onderwerpen kennis te hebben, kunnen die gebruikers gevonden worden door in Lync te zoeken op die kennisonderwerpen.

Ook nieuw voor Lync Online is de mogelijkheid om Audio en Video conferencing buiten een lokale netwerkomgeving om. Dit niet alleen met Lync Online gebruikers uit de eigen organisatie, maar ook met andere organisaties die Lync gebruiken en gebruikers van Windows Live Messenger (MSN) en enkele andere chatdiensten.

Hoewel Microsoft inmiddels heeft aangekondigd op termijn Lync Online te koppelen aan publieke telefonienetwerken waardoor vanuit Lync rechtsreeks gebeld kan worden met vaste en mobiele telefoons, wordt die functionaliteit niet direct aangeboden, maar via een toekomstige Service Update. Op dat moment zal een organisatie een zogenaamde SIP Trunk moeten aanschaffen bij haar telefonieleverancier.
Microsoft Office Professional Plus en de Office Web Apps

In tegenstelling tot BPOS maakt Microsoft Office Professional Plus nu ook onderdeel van de Microsoft Online Diensten. Gebruikers van Office 365 hebben de mogelijkheid om Microsoft Office Professional Plus te downloaden vanaf de Office 365 portal. Elke gebruiker waarvoor een Office licentie als onderdeel van het Office 365 contract is afgesloten mag deze Office versie vervolgens op vijf verschillende systemen installeren. Gebruikers kunnen dus niet alleen maar op kantoor of de bedrijfslaptop, maar ook thuis gebruik maken van Office Professional Plus.
Binnen SharePoint is ook een online versie van de Microsoft Office opgenomen in de vorm van de Office Web Apps. Middels deze Office Web Apps kunnen gebruikers online documenten bekijken, bewerken en nieuwe documenten aanmaken. Hoewel de Office Web Apps de meest belangrijke functies bieden van de verschillende Office pakketten, ontbreken veel geavanceerde functionaliteiten. Zo kan in de PowerPoint Web App een presentatie volledig bewerkt worden, maar is het invoegen van video en animatie niet online mogelijk.
  
Indien in de Office 365 Management Console de licentie voor het gebruik van Office wordt afgenomen van een gebruiker zal de lokaal geïnstalleerde Office versie na een "grace periode" terugvallen in functionaliteit.

Backup & Beschikbaarheid

Microsoft garandeert een beschikbaarheid van 99,9% voor Office 365. Deze beschikbaarheid wordt op maandbasis berekend. Elke seconden dat de dienst niet beschikbaar is wordt meegerekend voor het niet beschikbaar zijn van de dienstverlening. Indien Microsoft haar beschikbaarheidsgarantie niet haalt, zal ze een boete betalen. Deze boete kan oplopen tot terugbetaling van het gehele abonnementsgeld. Om 99,9% uptime garantie te kunnen geven heeft Microsoft grote datacentra gebouwd. Indien gebruikers van SharePoint Online per abuis documenten hebben verwijderd zullen deze documenten gedurende 30 dagen door de gebruiker zelf te herstellen zijn vanuit de Recycle Bin. Naast eindgebruikers kunnen ook beheerders verwijderde items terugzetten via de Site Collection Recycle Bin.

Gebruikers van Exchange hebben een soortgelijke functionaliteit. Indien Single Item Recovery aan staat op de omgeving (wat niet standaard is) hebben gebruikers de mogelijkheid een e-mail tot 14 dagen na het verwijderen van het desbetreffende item alsnog terug te zetten. Indien een complete mailbox per abuis is verwijderd hebben beheerders gedurende 30 dagen de mogelijkheid om via een Service Request de desbetreffende mailbox te herstellen. Deze bevat dan alle e-mails op het moment van verwijderen.

Voor specifieke scenario's en in geval van juridische noodzaak is het mogelijk een externe backup van e-mail te bewaren. Specifiek hiervoor biedt Microsoft Exchange Managed Archiving en kan worden uitgeweken naar oplossingen voor derden.

Zijn er beperkingen aan Micosoft Office 365?

Hoe goed Office 365 in staat zal zijn om te integreren met andere applicaties wordt waarschijnlijk pas duidelijk een paar maanden nadat de applicatie live gaat. Er zullen dan diverse plugins verschijnen die het mogelijk maken te integreren met veelgebruikte applicaties, zoals CRM-pakketten en (de grotere) ERP-pakketten. Maar veel MKB-bedrijven zijn nog afhankelijk van een of meerdere softwarepakketten die speciaal gericht zijn op de branche of werkzaamheden van de organisatie. Naar verwachting zullen vooral wat kleinere softwareleveranciers afzien van een integratie of hier pas later mee komen.Hoewel het nog niet helemaal bekend is hoe Office 365 er exact uit gaat zien worden naast bovenstaande ook andere beperkingen genoemd, waaronder:

- Geen controle over de server en lokatie waar data is opgeslagen (al zegt Microsoft wel dat de servers en data binnen Europa blijven)
- Minder makkelijk om zelf aanpassingen te maken aan de software en instellingen
- Minder plugins beschikbaar
- Geen FTP toegang tot uw gegevens of backup 

Een evolutie, geen revolutie

Office 365 is geen revolutie. Het kan meer gezien worden als een evolutie ten opzichte van de bestaande leveranciers van online diensten en natuurlijk Microsoft zelf met haar eerdere BPOS versie. Met Office 365 zal Microsoft de markt echter wel op haar grondvesten doen schudden. Daar waar online diensten zoals Google Apps, BPOS en zoho.com overwegend zeer beperkt in hun functionaliteit en mogelijkheden zijn, verenigd Microsoft met Office 365 de "online" en "offline" werelden. Organisaties die kiezen voor Office 365 kunnen gebruik blijven maken van de voordelen die zij gewend zijn van de bekende Microsoft producten. Ze kunnen gewoon gebruik blijven maken van de Office applicaties die ze kennen, de SharePoint omgevingen waarmee ze werken en Lync voor de ondersteuning van communicatie tussen verschillende gebruikers.

De jarenlange investeringen van Microsoft in de gebruikersvriendelijkheid en adoptie van deze software is nu beschikbaar via het internet. Middels de Office Web Apps bijvoorbeeld hebben gebruikers de mogelijkheid om online aan Excel, Word en PowerPoint bestanden te werken, zonder verlies van fidelity. Exchange is via Exchange Online beschikbaar en via de bekende wegen zoals Outlook, de Outlook Web App en mobiele toepassingen te gebruiken.